Dalam menjalankan aktivitas bisnis harian, terdapat berbagai dokumen komersial yang wajib dikelola dengan rapi, diantaranya invoice dan faktur pajak. Keduanya seringkali diterbitkan dalam satu paket transaksi, sehingga tidak sedikit pelaku usaha yang menganggap invoice dan faktur pajak merupakan dua istilah untuk dokumen yang sama.

Padahal, invoice dan faktur pajak memiliki landasan hukum serta fungsi administrasi yang jauh berbeda. Invoice berfokus pada hubungan keperdataan transaksi dan proses penagihan kepada pembeli. Sementara itu, faktur pajak merupakan bukti pemungutan pajak pertambahan nilai (PPN) dalam ranah administrasi perpajakan negara. Memahami perbedaan keduanya sangat krusial agar operasional bisnis dan kepatuhan perpajakan anda berjalan selaras tanpa kendala hukum.

Apa itu invoice?

Invoice adalah dokumen commercial invoice yang diterbitkan oleh penjual atau penyedia jasa sebagai pemberitahuan resmi atas jumlah tagihan yang wajib dilunasi oleh pelanggan. Sederhananya, invoice memberikan rincian komoditas barang atau jasa yang dibeli, kuantitas, harga satuan, hingga total kewajiban pembayaran. 

Umumnya, sebuah invoice memuat komponen informasi penting seperti:

  • Nama dan identitas resmi penjual
  • Nama dan identitas resmi pembeli
  • Rincian barang atau jasa yang ditransaksikan
  • Kuantitas dan harga satuan
  • Total nilai tagihan
  • Tanggal penerbitan dan tanggal waktu pembayaran

Karena berfungsi sebagai instrumen pencatatan transaksi komersial, format invoice sangat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan internal perusahaan, termasuk bagi usaha kecil yang baru berdiri melalui skema Pendirian PT perorangan. 

Apa itu faktur pajak?

Berbeda dengan invoice, faktur pajak adalah bukti pungutan pajak yang dibuat oleh pengusaha Kena Pajak (PKP) atas penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) dan/atau Jasa Kena Pajak (JKP). Dokumen ini mengikat secara hukum dalam sistem perpajakan indonesia.

Faktur pajak tidak diterbitkan semata-mata karena perusahaan ingin menagih pembayaran. Pembuatannya merupakan bagian dari kewajiban konstitusional pengusaha berstatus PKP dalam mempertanggungjawabkan PPN yang dipungut kepada negara.

Siapa yang wajib membuat faktur pajak?

Kewajiban menerbitkan faktur pajak melekat secara eksklusif pada status Pengusaha Kena Pajak (PKP). Pelaku usaha dengan peredaran bruto (omzet) sampai dengan Rp4,8 miliar dalam satu tahun buku dikategorikan sebagai pengusaha kecil dan dapat memilih dikukuhkan sebagai PKP secara sukarela.

Namun, apabila omzet tahunan usaha telah melewati ambang batas Rp4,8 miliar, bisnis tersebut wajib mengajukan diri dikukuhkan sebagai PKP. Oleh karena itu, entitas bisnis berbentuk Pendirian CV maupun badan usaha lainnya yang belum berstatus PKP tidak diperbolehkan menerbitkan faktur pajak saat menagih pelanggan.

5 Perbedaan Utama invoice dan faktur pajak

Memahami perbedaan teknis kedua dokumen ini membantu mencegah terjadinya kesalahan pembukuan dan sanksi denda perpajakan:

  • Fungsi utama dokumen: invoice berfungsi sebagai alat penagihan (biling) dan bukti penyerahan barang/jasa. Faktur pajak berfungsi sebagai bukti pemungutan dan pengkreditan PPN.
  • Persyaratan penerbit: Invoice  dapat diterbitkan oleh seluruh pelaku usaha (baik PKP maupun non-PKP). Faktur pajak hanya boleh dibuat oleh pengusaha yang sah mengantongi status pengukuhan PKP.
  • Fleksibilitas Format: format invoice bersifat bebas sesuai standar operasional perusahaan. Format dan struktur pajak diatur secara baku oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP) melalui aplikasi e-faktur.
  • Kedudukan Hukum: Invoice tidak dapat menggantikan kedudukan faktur pajak. Transaksi terutang PPN tetap wajib dilengkapi faktur pajak resmi meskipun invoice telah dilunasi.
  • Konsisten Data Transaksi: Nilai transaksi, identitas pembeli, dan rincian barang pada invoice harus presisi dengan data faktur pajak agar mempermudah proses rekonsiliasi saat penyusutan SPT Tahunan badan.

Ketentuan kapan faktur pajak harus dibuat

Tanggal pada invoice dan faktur pajak tidak selalu harus sama persis sama. Invoice diterbitkan berdasarkan kesepakatan komersial atau pengiriman barang. Sebaiknya, faktur pajak memiliki ketentuan teknis mengenai saat terutang PPN.

Faktur pajak wajib dibuat pada saat penyerahan BKP/JKP, saat penerimaan pembayaran (jika pembayaran diterima sebelum penyerahan), atau saat penerimaan pembayaran termin. Ketidaksesuaian waktu penerbitan faktur pajak dapat berisiko memicu sanksi denda keterlambatan dari fiskus.

Ketentuan tarif PPN 12% dan DPP nilai lain

Sesuai dengan regulasi perpajakan yang berlaku (PMK Nomor 131 Tahun 2024),

tarif PPN ditetapkan sebesar 12%. Namun, untuk transaksi tertentu, PPN dihitung menggunakan Dasar Pengenaan Pajak (DPP) berupa nilai lain sebesar 11/12 dari harga jual, penggantian, atau nilai impor. Dengan mekanisme tersebut, perhitungan PPN menjadi :

12% × 11/12 = 11%

Dengan demikian, PPN yang dikenakan atas transaksi yang menggunakan mekanisme DPP nilai lain tersebut secara efektif menjadi 11%. Sementara itu, untuk Barang Kena Pajak (BKP) yang tergolong mewah dan termasuk barang yang dikenai PPnBM, PPN dihitung dengan tarif 12% dari harga jual atau nilai impor sesuai ketentuan yang berlaku.

FAQ Seputar Invoice dan faktur Pajak

Apakah semua usaha invoice dan faktur pajak?
Tidak. Kewajiban faktur pajak hanya berlaku bagi pelaku usaha yang telah dikukuhkan sebagai PKP dan melakukan transaksi penyerahan barang/jasa yang terutang PPN.

Bisakah invoice digunakan sebagai bukti pengkreditan PPN?
Tidak bisa. Pengkreditan pajak masuk dalam sistem perpajakan indonesia hanya sah jika menggunakan faktur pajak resmi yang terekam pada sistem DJP.

Apakah nama merek produk boleh dipasang pada invoice dan faktur pajak?
Bisa, selama nama dan identitas legal perusahaan penerbit tetap dicantumkan dengan jelas. Untuk mengamankan identitas  produk di pasaran, pastikan anda juga telah mendaftarkan perlindungan Merek usaha anda.

Optimalkan legitimasi dan perpajakan bisnis bermain awan kusuma legalitas

Mengelola dokumen transaksi dan administrasi perpajakan memerlukan ketelitian hukum agar bisnis Anda berkembang tanpa kendala regulasi di masa depan.

Tim konsultan Awan Kusuma Legalitas siap memberikan pendampingan legalitas dan administrasi terpadu:

Ingin memastikan seluruh dokumen komersial dan kewajiban pajak bisnis Anda tertata rapi dan patuh hukum? Hubungi Tim Awan Kusuma Legalitas via WhatsApp sekarang untuk sesi konsultasi legalitas terpadu!